برای هر مانده مدرک مناسب
مانده بانک با صورتحساب و مغایرت، طلب مشتری با صورتحساب و تأییدیه، و دارایی با فهرست و شمارش پشتیبانی می‌شود. یک نوع مدرک برای همه حساب‌ها کافی نیست. تاریخ مدرک باید با دوره گزارش هماهنگ باشد؛ تأییدیه قدیمی ممکن است مانده امروز را اثبات نکند.
اختلاف را به اقدام تبدیل کنید
اگر مدرک و دفتر نمی‌خوانند، مبلغ اختلاف، علت احتمالی و مسئول پیگیری ثبت شود. گاهی سند جاافتاده و گاهی تفاوت زمان ثبت علت است. اصلاح حساب بدون پیدا کردن منشأ ممکن است اختلاف را فقط به دوره بعد منتقل کند.
بررسی مستقل پیش از بستن
تهیه‌کننده مدارک و تأییدکننده بهتر است نقش‌های جدا داشته باشند. نتیجه بررسی و موارد باز باید در زمان بستن دوره دیده شوند. پرونده کنترل مانده، جای اصل سند یا قضاوت حسابدار را نمی‌گیرد؛ کمک می‌کند مدیر بداند کدام رقم تأیید شده و کدام هنوز نیازمند کار است.
نمونه کاربرد
مانده یک حساب مهم با مدرک پشتیبان و نتیجه بررسی مسئول تطبیق می‌یابد.
پرسش‌های رایج درباره کنترل مانده حساب‌ها
آیا متوازن بودن تراز یعنی همه ماندهها درستاند؟
خیر. توازن عددی خطای طبقهبندی یا اختلاف با مدارک بیرونی را آشکار نمیکند.
اگر مدرک پشتیبان قدیمی باشد چه باید کرد؟
مدرک متناسب با تاریخ گزارش تهیه کنید یا فاصله زمانی و گردشهای میان آن را توضیح دهید.