انتقال با افزایش کل بودجه فرق دارد
اگر پنج واحد بودجه از پروژه الف به ب منتقل شود، جمع کل ثابت می‌ماند اما ظرفیت دو پروژه تغییر می‌کند. افزایش بودجه کل تصمیم دیگری است و منبع تأمین آن باید روشن باشد. عنوان تغییر، دوره اثر و حساب یا مرکز مقصد را دقیق مشخص کنید.
چرا نسخه قبلی را حفظ کنیم؟
بدون نسخه اولیه، مدیر در پایان سال نمی‌فهمد برنامه از ابتدا دقیق بوده یا مرتباً برای پوشاندن انحراف تغییر کرده است. نگهداری تاریخ، دلیل و مسئول تأیید هر اصلاح، مقایسه عملکرد با هدف اولیه و هدف بازنگری‌شده را ممکن می‌کند. هیچ تغییر مهمی نباید بی‌ردپا انجام شود.
تعهدهای موجود را در نظر بگیرید
نمی‌توان بودجه بخشی را کاهش داد اگر بخش عمده آن برای سفارش تأییدشده مصرف یا رزرو شده است. پیش از انتقال، هزینه قطعی و تعهد باز را بررسی کنید. بعد از تأیید نیز کنترل درخواست‌های تازه باید نسخه جدید بودجه را بخواند، نه برنامه منسوخ یا عددی که هنوز تصویب نشده است.
نمونه کاربرد
بودجه یک فعالیت با ثبت دلیل و تأیید به فعالیت دیگری منتقل می‌شود.
پرسش‌های رایج درباره اصلاح و انتقال بودجه
آیا انتقال بودجه، هزینه‌های گذشته را تغییر می‌دهد؟
خیر. انتقال ظرفیت برنامه برای دوره و فعالیت مشخص را اصلاح می‌کند؛ ثبت‌های مالی گذشته و مدارک آن‌ها باقی می‌مانند.
اگر بودجه مبدأ تعهد باز داشته باشد چه می‌شود؟
ابتدا مبلغ قابل انتقال پس از کسر هزینه و تعهد را مشخص کنید. انتقال بیش از ظرفیت آزاد می‌تواند برنامه پرداخت‌های پذیرفته‌شده را بی‌پشتوانه کند.