چه چیزی باید بررسی شود؟
پیش‌نویس‌های باز، مغایرت بانکی حل‌نشده، مدارک ناقص یا ثبت‌های پایان دوره ممکن است در فهرست باشند. هر پیشنهاد باید علت و مسیر رسیدن به داده مبنا داشته باشد. همه موارد الزاماً خطا نیستند؛ مثلاً پرداختی در راه می‌تواند توضیح معتبر اختلاف موقت باشد.
ترتیب و مسئولیت کار
موردی که مانع تراز یا گزارش اصلی است باید زودتر بررسی شود. مسئول هر پرونده و نتیجه اقدام در میز بستن ماه ثبت میشود تا تیم کار تکراری نکند. دستیار نمی‌تواند به جای حسابدار سند اصلاحی را بدون مدرک و تأیید قطعی کند.
بستن دوره تصمیم مستقل است
پس از رسیدگی به پیشنهادها، مدیر مالی هنوز باید کنترلهای دوره و گزارشها را مرور کند. فهرست خالی تضمین نمی‌کند همه رویدادها درست ثبت شده‌اند. قفل، اختتامیه و بازگشایی از مسیر بستن دوره مالی انجام میشود و پیشنهاد دستیار فقط به آمادگی آن کمک میکند.
برای هر مورد پیشنهادی، وضعیت بررسی و مسئول تصمیم را روشن نگه دارید. اگر مدیر مالی تصمیم گرفت موردی را به دوره بعد منتقل کند، دلیل و اثر آن بر گزارش فعلی باید ثبت شود تا تیم بعدی دوباره از نقطه صفر شروع نکند.
نمونه کاربرد
پیش از بستن دوره، ثبت ناقص و مدارک جاافتاده برای بررسی فهرست می‌شوند.
پرسش‌های رایج درباره دستیار بستن حساب‌ها
آیا نبود پیشنهاد یعنی دوره آماده بستن است؟
خیر. کنترلهای انسانی، تطبیق گزارشها و تأیید مسئول مالی همچنان لازماند.
آیا دستیار سند اصلاحی را خودکار ثبت میکند؟
پیشنهاد بررسی میدهد؛ ثبت مالی و تأیید مستقل طبق فرایند حسابداری انجام میشود.