تعهد چه زمانی ایجاد میشود؟
درخواست اولیه هنوز ممکن است رد شود، اما سفارش تأییدشده یا قرارداد امضاشده برای شرکت انتظار پرداخت ایجاد می‌کند. زمان رزرو بودجه باید با سیاست شرکت هماهنگ باشد. رزرو خیلی زود ظرفیت را بی‌دلیل می‌بندد؛ رزرو خیلی دیر نیز اجازه میدهد چند سفارش از یک سقف استفاده کنند.
مانده قابل استفاده را درست بخوانید
اگر بودجه واحد صد واحد است، بیست واحد هزینه شده و پنجاه واحد سفارش تأییدشده باز دارد، ظرفیت واقعی برای تعهد تازه سی واحد است، نه هشتاد. در گزارش، هزینه قطعی و مبلغ متعهدشده را جدا نشان دهید تا مدیر بفهمد چه چیزی پرداخت شده و چه چیزی هنوز در راه است.
آزادسازی یا تبدیل تعهد
وقتی سفارش لغو شود، سهم رزروشده می‌تواند پس از بررسی آزاد شود. وقتی فاکتور و پرداخت ثبت میشود، تعهد باید به هزینه یا خرید واقعی مرتبط شود؛ باقی ماندن هر دو به صورت مستقل، مصرف بودجه را دوبار نشان میدهد. سابقه تغییر سفارش و دلیل آزادسازی را نگه دارید.
نمونه کاربرد
بخشی از بودجه برای سفارش تأییدشده کنار گذاشته میشود، حتی اگر هنوز پولی پرداخت نشده باشد.
پرسش‌های رایج درباره بودجه تعهدشده
آیا تعهدشده یعنی پول پرداخت شده است؟
خیر. تعهد نشان میدهد مبلغ برای سفارش یا قرارداد پذیرفتهشده کنار گذاشته شده، اما پرداخت واقعی مرحله دیگری است.
اگر سفارش لغو شود بودجه چه میشود؟
پس از تأیید لغو و بررسی نبود بدهی باقیمانده، مبلغ رزروشده آزاد میشود و دلیل تغییر در سابقه میماند.