هزینه واقعی یک پروژه از چه چیزهایی ساخته میشود؟
مواد، خرید خدمات، دستمزد مستقیم و هزینه‌های جانبی ممکن است در زمان‌های متفاوت ثبت شوند. اگر فقط فاکتورهای خرید را حساب کنید، هزینه واقعی پروژه کمتر از واقع دیده میشود. هر رویداد مرتبط باید به پروژه درست نسبت داده شود تا تصویر دوره‌ای و کل قرارداد قابل فهم باشد.
گاهی یک هزینه به چند پروژه خدمت می‌کند؛ مانند اجاره کارگاه یا نیروی مشترک. روش تقسیم این هزینه باید پیش از گزارش سودآوری مشخص شود. در غیر این صورت ممکن است پروژه‌ای سودآور به نظر برسد چون سهمی از هزینه مشترک به آن نرسیده است.
درآمد، دریافتی و مانده قرارداد
صدور صورتحساب، دریافت پول و شناسایی درآمد یک چیز نیستند. پروژه‌ای ممکن است پیشدریافت گرفته باشد ولی هنوز تعهد خدمت را انجام نداده باشد. گزارش قرارداد باید این رویدادها را جدا نشان دهد تا مدیر، وجه دریافتی را با سود تحقق‌یافته اشتباه نگیرد.
در قراردادهای مرحله‌ای، تحویل هر مرحله و صورتحساب مرتبط باید با مبلغ توافق‌شده و دریافت‌های قبلی بررسی شود. دیدن مانده حساب طرف قرارداد در کنار هزینه‌های انجامشده، تصمیم درباره خرید بعدی یا پیگیری وصول را دقیق‌تر می‌کند.
گزارش پروژه را چگونه بخوانیم؟
برای مقایسه دو پروژه، دوره زمانی و میزان پیشرفت آن‌ها باید مشابه باشد. پروژه تازه آغازشده ممکن است هزینه مقدماتی زیادی و درآمد کمی داشته باشد؛ این الزاماً نشانه زیان نهایی نیست. گزارش گردش و مانده، نقطه شروع بررسی است و با برنامه قرارداد معنا پیدا می‌کند.
هنگام راه‌اندازی، شناسه و نام یکتای هر پروژه را با تیم فروش و اجرا هماهنگ کنید. سپس چند سند واقعی خرید، فروش و دریافت را به آن متصل کنید و گزارش آزمایشی بگیرید. اگر ثبت‌های بدون پروژه باقی بمانند، نتیجه نهایی ناقص خواهد بود.
نمونه کاربرد
هزینه‌های یک قرارداد خدماتی کنار دریافتی همان قرارداد دیده میشود.
پرسش‌های رایج درباره حسابداری پروژه و قرارداد
آیا هر قرارداد باید پروژه جدا داشته باشد؟
اگر میخواهید هزینه، درآمد یا مانده آن را مستقل ببینید، پرونده جدا مفید است. برای قراردادهای بسیار کوچک و مشابه، سطح تفکیک را با نیاز گزارشگیری شرکت بسنجید.
پیشدریافت مشتری در سود پروژه محسوب میشود؟
دریافت وجه بهتنهایی به معنی تحقق درآمد یا سود نیست. باید تعهدات انجامشده و قواعد شناسایی درآمد همان قرارداد بررسی شوند.