مرحله را قابل سنجش تعریف کنید
عبارت کلی «پیشرفت پروژه» برای صدور صورتحساب کافی نیست. قرارداد بهتر است خروجی، مبلغ و شرط پذیرش هر مرحله را مشخص کند؛ مانند تحویل طراحی یا نصب تجهیزات. مسئول اجرا تأیید می‌کند مرحله انجام شده و واحد مالی مبلغ قابل صدور را با قرارداد می‌سنجد.
پیشدریافت و مبلغ قابل مطالبه
اگر مشتری ابتدا علی‌الحساب پرداخته، باید معلوم باشد چه مقدار از آن در هر مرحله مصرف می‌شود. بدون این ارتباط، ممکن است فاکتور کامل صادر و کل مبلغ دوباره مطالبه شود. مانده پیشدریافت و مانده قرارداد را کنار صورتحساب مرحله‌ای ببینید.
تغییر دامنه و اختلاف تحویل
در پروژه واقعی، مرحله ممکن است دیرتر تحویل شود یا بخشی از کار تغییر کند. پیش از صدور، نسخه قرارداد و توافق تغییرات را بررسی کنید. صورتحساب صادرشده برای کار تأییدنشده می‌تواند به اختلاف وصول منجر شود. این قابلیت به مستند بودن تحویل و تصمیم مسئول پروژه وابسته است، نه فقط درصدی که در فرم وارد شده است.
نمونه کاربرد
در قرارداد نصب، پس از تحویل هر مرحله صورتحساب همان مرحله صادر می‌شود.
پرسش‌های رایج درباره صورتحساب مرحله‌ای
آیا دریافت پیشپرداخت به معنی صدور فاکتور مرحله اول است؟
خیر. پیشدریافت و تحقق مرحله قراردادی دو موضوع جدا هستند. زمان و مبلغ صورتحساب باید با شرط تحویل قرارداد تطبیق داشته باشد.
اگر مشتری مرحله را نپذیرد چه باید کرد؟
دلیل اختلاف و وضعیت تحویل را با مسئول پروژه بررسی کنید. پیش از مطالبه قطعی، مبنای قراردادی صدور صورتحساب باید روشن باشد.