فاکتور را با واقعیت تحویل بسنجید
مقدار و قیمت فاکتور باید با سفارش تأییدشده و کالای دریافت‌شده مقایسه شوند. اگر ده واحد سفارش داده‌اید اما هشت واحد رسیده، پرداخت کل مبلغ نیازمند بررسی است. برای خدمات نیز انجام کار یا تأیید تحویل باید روشن باشد. کنترل سه‌طرفه خرید برای چنین اختلاف‌هایی کاربرد دارد.
هزینه جانبی را گم نکنید
هزینه حمل، بسته‌بندی یا بیمه ممکن است جدا از قیمت اصلی فاکتور بیاید. تصمیم اینکه این مبلغ به بهای کالا اضافه شود یا هزینه دوره باشد به نوع خرید و سیاست شرکت بستگی دارد. ثبت جداگانه و ارتباط با خرید اصلی کمک می‌کند بهای تمام‌شده و مانده تأمین‌کننده درست خوانده شوند.
برگشت و تسویه تأمین‌کننده
کالای معیوب یا خدمت انجام‌نشده ممکن است برگشت یا اصلاح فاکتور بخواهد. ارتباط برگشت با خرید اصلی و اثر آن بر موجودی و بدهی باید حفظ شود. پیش‌پرداخت به تأمین‌کننده و پرداخت‌های بعدی را نیز به همین پرونده وصل کنید تا مانده قابل پرداخت به‌اشتباه دوباره مطالبه نشود.
نمونه کاربرد
خرید مواد اولیه همراه هزینه حمل ثبت می‌شود تا هزینه واقعی خرید روشن باشد.
پرسش‌های رایج درباره فاکتور خرید
آیا هزینه حمل همیشه بخشی از بهای کالا است؟
به نوع خرید و سیاست حسابداری شرکت بستگی دارد. هزینه را با مدرک جدا ثبت و پیش از گزارش نهایی، روش تخصیص آن را مشخص کنید.
اگر مقدار تحویلی کمتر از فاکتور باشد چه کنیم؟
اختلاف را پیش از تأیید پرداخت بررسی کنید و سفارش، رسید انبار و فاکتور را کنار هم بگذارید. ممکن است تحویل بعدی یا اصلاح فاکتور لازم باشد.