بازه و مانده آغاز را درست انتخاب کنید
صورتحساب یک فصل باید از مانده پیش از اولین روز فصل شروع شود؛ وگرنه مجموع ردیف‌های همان دوره به مانده پایان نمی‌رسد. تاریخ شروع و پایان را با طرف حساب هماهنگ کنید و مطمئن شوید اسناد ناتمام یا پیش‌نویس به عنوان گردش قطعی فرستاده نمی‌شوند. همین دقت ساده بسیاری از اختلاف‌های ظاهری را رفع می‌کند.
ردیف قابل پیگیری برای دریافت‌کننده
در هر ردیف، تاریخ، شرح و اثر بدهکار یا بستانکار باید آن‌قدر روشن باشد که گیرنده بتواند آن را با فاکتور یا رسید خودش تطبیق دهد. خروجی قابل ارسال برای بررسی مشترک مفید است، اما پیش از ارسال باید هویت گیرنده و حدود اطلاعات مجاز کنترل شود. صورتحساب اشتباه برای شخص دیگر هم خطای مالی است و هم افشای داده.
اختلاف صورتحساب را چگونه پیگیری کنیم؟
اگر مشتری واریزی را در صورتحساب نمی‌بیند، نخست ثبت دریافت و سپس تخصیص آن به بدهی را بررسی کنید. اگر اختلاف مربوط به فاکتور است، نسخه قطعی و برگشت‌های احتمالی را کنار هم بگذارید. بهتر است یک نسخه ثابت از صورتحساب مورد اختلاف نگه دارید تا پاسخ‌ها به گزارش متغیر و نامشخص ارجاع ندهند.
نمونه کاربرد
برای یک تأمین‌کننده، گردش یک فصل همراه مانده اول و پایان دوره تهیه می‌شود.
پرسش‌های رایج درباره صورتحساب اشخاص
آیا صورتحساب شامل همه پیش‌نویس‌ها هم می‌شود؟
برای گزارش قابل اتکا باید وضعیت سندها روشن باشد. صورتحساب دوره‌ای موجود بر گردش قطعی تکیه دارد؛ پیش‌نویس نباید با بدهی نهایی مشتری اشتباه شود.
چرا مانده پایان با جمع ردیف‌های دیده‌شده فرق دارد؟
مانده آغاز دوره را هم در محاسبه لحاظ کنید. اگر همچنان اختلاف بود، بازه تاریخ، اسناد برگشتی و دریافت‌هایی را که در دوره دیگری ثبت شده‌اند بررسی کنید.