از دریافت کلی به بدهی مشخص
اگر مشتری مبلغی واریز کند و فقط مانده کلی حساب کاهش یابد، ممکن است واحد فروش نداند کدام فاکتور را می‌تواند تسویه‌شده بداند. تخصیص، سهم آن واریز را به فاکتور یا بدهی مربوط وصل می‌کند. در پرداخت جزئی، مانده باقی‌مانده همان فاکتور مشخص می‌ماند و در پیگیری وصول به‌اشتباه کل مبلغ دوباره مطالبه نمی‌شود.
چند به چند یعنی چه؟
فرض کنید دو واریز برای سه فاکتور دریافت شده است. می‌توان بخشی از هر واریز را به چند فاکتور نسبت داد، به شرط آنکه جمع تخصیص‌ها از مبلغ قابل استفاده بیشتر نشود. ارقام هر دو سوی ارتباط باید با سند قطعی تطبیق داشته باشند. پیش‌پرداخت یا تهاتر ماهیت جدا دارد و نباید صرفاً با حدس به فاکتور وصل شود.
لغو و اصلاح تخصیص
گاهی مشتری بعداً اعلام می‌کند واریز مربوط به فاکتور دیگری بوده است. در این حالت، ارتباط قبلی باید با سابقه روشن لغو و تخصیص درست ثبت شود. پاک کردن بی‌ردپا باعث می‌شود گزارش قبلی و مانده امروز قابل توضیح نباشند. قبل از اصلاح، مطمئن شوید وجه به شخص و بدهی درست تعلق دارد.
نمونه کاربرد
یک واریز مشتری بین دو فاکتور تقسیم می‌شود و مانده باز هر فاکتور مشخص می‌ماند.
پرسش‌های رایج درباره تخصیص تسویه
آیا یک پرداخت را می‌توان بین چند فاکتور تقسیم کرد؟
بله، تا سقف مبلغ آزاد همان پرداخت. هر سهم باید به بدهی مشخص وصل شود تا مانده باز فاکتورها و مانده قابل تخصیص وجه روشن بماند.
اگر پرداخت اشتباه تخصیص یافته باشد چه می‌شود؟
تخصیص قبلی باید با سابقه و دلیل اصلاح یا لغو شود و سپس ارتباط درست ثبت گردد. خود دریافت وجه و مدرک بانکی نباید ناپدید شوند.