درخواست کامل چه دارد؟
مبلغ، گیرنده، علت، موعد و مدرک قرارداد یا فاکتور باید برای بررسی‌کننده روشن باشند. درخواست ناقص نباید از یک مرحله به مرحله بعدی منتقل شود و تنها در انتها معلوم شود حساب یا مبلغ اشتباه بوده است. سقف اختیار هر نقش کمک میکند درخواست بزرگ به مسئول مجاز برسد.
تأیید مرحله‌ای و مستقل
برخی پرداختها به بررسی یک مدیر و برخی به چند مرحله نیاز دارند. ترتیب مراحل باید از پیش مشخص باشد؛ تأیید شخصی که خودش درخواست را ساخته برای کنترل مستقل کافی نیست. رد یا لغو درخواست نیز باید با دلیل در سابقه بماند تا متقاضی بداند چه چیزی باید اصلاح شود.
تأیید، پرداخت نیست
موافقت مدیر فقط اجازه ورود درخواست به برنامه پرداخت را می‌دهد. خزانه هنوز باید موجودی، اولویت، اطلاعات گیرنده و انجام واقعی وجه را بررسی کند. مخلوط کردن وضعیت «تأییدشده» با «پرداخت‌شده» باعث می‌شود بدهی از گزارش پیگیری حذف شود در حالی که پولی انتقال نیافته است.
نمونه کاربرد
درخواست پرداخت تأمین‌کننده ابتدا به مسئول مربوط و سپس به مدیر صاحب اختیار می‌رسد.
حدود و پیش‌نیازها
تأیید درخواست پرداخت به معنی پرداخت وجه نیست.
پرسش‌های رایج درباره درخواست و تأیید پرداخت
آیا با تأیید مدیر، پول خودکار واریز می‌شود؟
خیر. تأیید درخواست به معنی انجام پرداخت نیست. عملیات خزانه و ثبت نتیجه پرداخت مرحله جداگانه‌ای دارد.
آیا تعداد مراحل تأیید برای همه پرداختها یکسان است؟
نه. مسیر میتواند بر اساس سیاست شرکت و سقف اختیار تنظیم شود. مبلغ و نوع پرداخت تعیین میکند چه کسانی باید آن را بررسی کنند.