تخصیص تنخواه با مسئولیت روشن
پیش از تحویل وجه، سقف، هدف و مسئول تنخواه را مشخص کنید. وجه تحویلی هنوز هزینه قطعی شرکت نیست؛ هزینه زمانی روشن می‌شود که خرج واقعی با مدرک ارائه و تأیید شود. اگر چند مأموریت یا شعبه فعال هستند، هر تخصیص را جدا نگه دارید تا رسیدهای یک دوره به دوره دیگر مخلوط نشوند.
ثبت مخارج و بررسی مدارک
تنخواهدار می‌تواند هزینه‌های حمل، ملزومات یا پذیرایی مجاز را با مبلغ و رسید ثبت کند. مسئول مالی باید هم مجاز بودن خرج و هم خوانایی و ارتباط مدرک را بررسی کند. مبلغ رسید با مبلغ ثبت‌شده و مانده آزاد همان تخصیص سنجیده شود؛ یک رسید نباید در دو پرونده مصرف شود.
تسویه و بازگشت وجه
در پایان مأموریت، مجموع هزینه‌های تأییدشده و وجه بازگردانده‌شده باید با مبلغ تحویلی قابل تطبیق باشد. اگر کسری یا هزینه ردشده باقی ماند، مسئول پیگیری آن مشخص باشد. تأیید مستقل و سابقه تغییرات، تسویه را برای حسابدار بعدی قابل توضیح می‌کند و از ثبت هزینه صرفاً بر اساس مبلغ نقدی تحویلشده جلوگیری می‌کند.
نمونه کاربرد
کارمند برای هزینه‌های کوچک مأموریت تنخواه می‌گیرد و با رسید تسویه می‌کند.
پرسش‌های رایج درباره تنخواه‌گردانی
آیا کل مبلغ تحویلشده به تنخواهدار هزینه است؟
خیر. وجه تخصیصیافته ابتدا در اختیار تنخواهدار است. فقط مخارج مستند و تأییدشده به هزینه مربوط تبدیل میشوند و مانده باید تسویه شود.
اگر رسید یک خرج پذیرفته نشود چه می‌شود؟
آن خرج نباید مانند هزینه تأییدشده تسویه شود. دلیل رد و اقدام لازم برای اصلاح مدرک یا بازگشت وجه باید در پرونده روشن بماند.