درخواست خرید چه اطلاعاتی لازم دارد؟
واحد درخواست‌کننده باید کالا یا خدمت، مقدار، زمان نیاز و علت را مشخص کند. برای کالای انباری، موجودی فعلی و سفارش‌های باز را بررسی کنید تا خرید تکراری نشود. درخواست فوری نیز باید دلیل داشته باشد؛ نبود برنامه نباید هر بار به عنوان فوریت پذیرفته شود.
از تأیید تا سفارش
پس از بررسی بودجه و اختیار، سفارش برای تأمین‌کننده با مقدار، قیمت و شرایط تحویل صادر می‌شود. تغییر تأمین‌کننده یا مبلغ پس از تأیید باید دوباره بررسی شود. سفارش تأییدشده هنوز به معنی دریافت کالا یا بدهی قطعی فاکتور نیست؛ این مراحل در زمان خود ثبت می‌شوند.
پایه کنترل خرید بعدی
شماره سفارش مرجع رسید انبار و فاکتور خرید است. اگر مقدار تحویلی یا قیمت فاکتور با سفارش فرق کند، اختلاف پیش از پرداخت دیده می‌شود. برای خدمات، معیار تحویل را به جای تعداد کالا مشخص کنید. نگهداری نسخه سفارش به حل اختلاف با تأمین‌کننده و بررسی عملکرد خرید کمک می‌کند.
نمونه کاربرد
واحد خرید نیاز انبار را ثبت می‌کند و پس از تأیید سفارش می‌دهد.
پرسش‌های رایج درباره درخواست و سفارش خرید
آیا ثبت سفارش خرید، موجودی انبار را زیاد می‌کند؟
خیر. سفارش تعهد یا برنامه تأمین است. موجودی پس از تحویل و ثبت رسید مربوط تغییر می‌کند.
اگر قیمت تأمین‌کننده پس از تأیید عوض شود چه باید کرد؟
تغییر را با پیشنهاد تازه، بودجه و اختیار تأییدکننده بررسی کنید و نسخه قبلی سفارش را برای سابقه نگه دارید.