اطلاعات درست هنگام دریافت
مبلغ، تاریخ سررسید، صادرکننده، بانک و ارتباط چک با بدهی مشتری باید در زمان دریافت بررسی شوند. تصویری از چک می‌تواند به ورود اطلاعات کمک کند، اما خواندن ماشینی یا ثبت اولیه جای دیدن اصل سند و کنترل مشخصات را نمی‌گیرد. اگر چند فاکتور با یک چک پوشش داده می‌شوند، سهم هر بدهی باید روشن باشد.
تغییر وضعیت در طول عمر چک
چک ممکن است نزد شرکت بماند، به بانک واگذار شود یا با توافق به شخص دیگری انتقال یابد. هر تغییر، مسئول و تاریخ تحویل دارد. هنگام وصول، نتیجه واقعی بانک با ثبت‌های قبلی تطبیق داده می‌شود. برگشت یا استرداد نیز باید با دلیل ثبت شود تا طلب مشتری بی‌جهت تسویه‌شده نشان داده نشود.
کنترل سررسید و نگهداری اصل
فهرست چک‌های نزدیک سررسید به خزانه کمک میکند اقدام بانکی یا تماس با مشتری را به موقع انجام دهد. محل نگهداری اصل سند و رسید تحویل را جدا از وضعیت مالی آن کنترل کنید؛ داشتن رکورد نرم‌افزاری اثبات نمی‌کند اصل چک در دسترس است. پس از برگشت، اقدام بعدی و مانده طلب را بررسی کنید.
نمونه کاربرد
چک مشتری از دریافت تا وصول یا برگشت، همراه با تغییر وضعیت آن پیگیری می‌شود.
پرسش‌های رایج درباره چک دریافتی
آیا دریافت چک، بدهی مشتری را قطعی تسویه میکند؟
بسته به سیاست حسابداری، چک دریافتشده تا وصول نهایی ریسک برگشت دارد. وضعیت سند و مانده قابل وصول را جدا ببینید و نتیجه بانک را ثبت کنید.
اگر چک برگشت بخورد چه باید کرد؟
وضعیت برگشت و مدرک بانک را ثبت کنید، اثر آن بر طلب مشتری را بررسی کنید و اقدام بعدی وصول یا جایگزینی را با سابقه روشن نگه دارید.