سه مدرک، سه پرسش
سفارش می‌گوید شرکت چه چیزی را با چه شرایطی خواسته است. رسید می‌گوید واقعاً چه مقدار تحویل گرفته شده. فاکتور مبلغی را نشان می‌دهد که تأمین‌کننده مطالبه می‌کند. وقتی این سه یکی نباشند، مسئول خرید باید علت را پیدا کند؛ مثلاً تحویل مرحله‌ای، جایگزینی کالا یا هزینه حمل توافق‌نشده.
اختلاف را پیش از خروج وجه حل کنید
اگر تأمین‌کننده ده واحد فاکتور کند ولی هشت واحد رسیده باشد، پرداخت کامل ممکن است پیش از تحویل باقی‌مانده مناسب نباشد. اختلاف قیمت نیز باید با نسخه سفارش و توافق تغییر بررسی شود. کنترل صرفاً برابری عددی کافی نیست؛ نوع کالا و کیفیت تحویل هم اهمیت دارد.
مسیر بررسی و استثنا
گاهی خدمات یا خرید اضطراری رسید انبار معمول ندارند. در این موارد، تأیید انجام خدمت یا مدرک جایگزین باید از پیش تعریف شود. استثنا نباید به دور زدن همیشگی کنترل تبدیل گردد. نتیجه بررسی، مسئول تأیید و دلیل پرداخت یا توقف باید در پرونده بماند تا بعدها قابل پیگیری باشد.
نمونه کاربرد
پیش از پرداخت خرید، مقدار سفارش، کالای تحویل‌شده و فاکتور با هم سنجیده می‌شوند.
پرسش‌های رایج درباره کنترل سه‌طرفه خرید
اگر خرید خدمت باشد و رسید انبار نداشته باشد چه میشود؟
مدرک انجام و پذیرش خدمت میتواند مبنای تحویل باشد. معیار پذیرش باید با قرارداد یا سفارش روشن و توسط مسئول مربوط تأیید شود.
آیا اختلاف کوچک را می‌توان نادیده گرفت؟
آستانه و اختیار تصمیم به سیاست شرکت بستگی دارد. حتی اگر پرداخت مجاز شود، دلیل اختلاف و تأیید استثنا باید ثبت شود.