چرا نسخه ثابت مهم است؟
مانده حساب با ثبت پرداخت یا فاکتور تازه تغییر می‌کند. اگر طرف حساب به گزارشی پاسخ دهد که بعداً تغییر کرده، توافق یا اختلاف قابل تفسیر نیست. نسخه ثابت تاریخ، بازه و ردیف‌های مورد بررسی را مشخص می‌کند. پیش از درخواست تأیید، مدارک اصلی و دریافت‌های ثبت‌نشده را مرور کنید تا رفت‌وبرگشت بی‌مورد کم شود.
پاسخ مثبت و اعلام اختلاف
طرف مقابل ممکن است رقم را تأیید کند یا برای یک ردیف اختلاف بفرستد. هر دو پاسخ باید با تاریخ و توضیح در سابقه بمانند. تأیید یک مانده به معنی پرداخت آن نیست و اختلاف نیز به‌تنهایی سند حسابداری را تغییر نمی‌دهد؛ مسئول مالی باید مدرک را بررسی کند و در صورت نیاز اصلاح قابل پیگیری انجام دهد.
مرز ارسال و اعتبار پاسخ
دامنه فعلی تهیه صورتحساب ثابت، خروجی و ثبت تاریخچه پاسخ را پوشش میدهد. ارسال بیرونی خودکار و امضای دیجیتال در آن نیست. اگر شرکت برای حسابرسی یا دعوای حقوقی به شیوه خاص احراز هویت و امضا نیاز دارد، فرایند ارسال و اعتبار پاسخ باید جداگانه با مسئول مربوط بررسی شود.
نمونه کاربرد
برای اختلاف مانده، صورتحساب ثابت و پاسخ طرف حساب ثبت می‌شود.
حدود و پیش‌نیازها
ارسال بیرونی و امضای دیجیتال در دامنه فعلی نیست.
پرسش‌های رایج درباره تأییدیه مانده
آیا تأیید مانده یعنی مشتری وجه را پرداخت کرده است؟
خیر. تأیید فقط نشان میدهد طرف مقابل با رقم ارائهشده موافق است. تسویه وجه به ثبت دریافت یا پرداخت معتبر نیاز دارد.
آیا پاسخ آنلاین امضای دیجیتال رسمی دارد؟
در دامنه فعلی امضای دیجیتال و ارسال بیرونی خودکار وجود ندارد. برای کاربردی که اعتبار حقوقی مشخص می‌خواهد، شیوه دریافت و نگهداری پاسخ را جداگانه تعیین کنید.