پوشش تعهد را دقیق تعریف کنید
قرارداد، طرف مقابل، مبلغ تضمین و شرایط استفاده از آن باید روشن باشند. یک شرکت ممکن است برای حسن انجام کار و پیش‌پرداخت دو تضمین جدا بگیرد. اگر این دو در یک فهرست بدون شرح قرار گیرند، هنگام اختلاف نمی‌توان فهمید کدام سند مربوط به کدام تعهد است.
پیگیری در طول قرارداد
با تغییر مبلغ یا زمان قرارداد، کفایت تضمین و سررسید آن نیز ممکن است تغییر کند. مسئول قرارداد باید نزدیک پایان اعتبار سند، تمدید یا جایگزینی را بررسی کند. سندی که در گاوصندوق است ولی موعدش گذشته، لزوماً پوشش قابل استفاده‌ای برای تعهد جاری نیست.
آزادسازی و استرداد امن
پس از انجام تعهد، آزادسازی باید با تأیید مسئول مربوط و بررسی مطالبات باز انجام شود. رسید تحویل اصل سند به طرف مقابل را نگه دارید تا بعداً اختلافی درباره ماندن تضمین ایجاد نشود. ثبت دیجیتال به تصمیم کمک می‌کند، اما شرایط مطالبه یا استرداد طبق متن قرارداد و مدارک معتبر سنجیده می‌شود.
نمونه کاربرد
سند تضمین قرارداد تا پایان تعهد ردیابی می‌شود و آزادسازی آن ثبت می‌گردد.
پرسش‌های رایج درباره چک و سفته تضمینی
آیا مبلغ چک تضمینی جزء موجودی نقد شرکت است؟
خیر. سند تضمینی پوشش تعهد است، نه وجه وصولشده. اثر مالی آن به رویداد و شرایط قرارداد وابسته است.
چه زمانی میتوان تضمین را آزاد کرد؟
پس از بررسی انجام تعهد، بدهیها و شرایط قرارداد و با تأیید مسئول مجاز. زمان پایان قرارداد بهتنهایی ممکن است برای آزادسازی کافی نباشد.