ورود و خروج با منشأ روشن
کالا هنگام تحویل واقعی با رسید وارد انبار می‌شود، نه صرف ثبت سفارش خرید. خروج نیز باید به فروش، مصرف پروژه یا انتقال مشخص مربوط باشد. اگر یک کالا در چند انبار است، محل هر حرکت را ثبت کنید؛ جمع کل شرکت ممکن است کافی باشد اما برای تحویل فردا باید موجودی همان محل را دانست.
انتقال میان انبارها
انتقال نباید موجودی کل شرکت را بی‌دلیل زیاد یا کم کند. خروج از مبدأ و ورود به مقصد دو سوی یک حرکت‌اند و زمان تحویل آن‌ها می‌تواند متفاوت باشد. مسئول تحویل و دریافت را روشن کنید تا کالاهای در راه با کمبود یا اضافه واقعی اشتباه نشوند.
شمارش و اصلاح اختلاف
در انبارگردانی، مقدار فیزیکی با موجودی ثبت‌شده مقایسه می‌شود. اختلاف ممکن است از رسید جاافتاده، واحد اشتباه یا ضایعات باشد. پیش از اصلاح عدد، منشأ را پیدا کنید و دلیل و تأیید را نگه دارید. اصلاح خاموش موجودی، بهای تمام‌شده و گزارش فروش را نیز گمراه می‌کند.
نمونه کاربرد
رسید و حواله یک کالا میان دو انبار ثبت می‌شود تا موجودی هر محل معلوم باشد.
پرسش‌های رایج درباره انبار
آیا ثبت سفارش خرید موجودی را افزایش می‌دهد؟
خیر. سفارش برنامه تأمین است؛ موجودی پس از تحویل واقعی و ثبت رسید مربوط تغییر می‌کند.
چرا موجودی یک کالا در دو انبار جدا دیده می‌شود؟
زیرا دسترسی عملی به کالا به محل آن بستگی دارد. انتقال میان انبارها باید ثبت شود تا جمع کل و موجودی هر محل درست بماند.