ماهیت سفته را مشخص کنید
سفته بابت بدهی قطعی با سفته تضمینی یکسان نیست. هنگام ثبت، قرارداد یا تعهد مربوط، صادرکننده، ذی‌نفع و ضامن را روشن کنید. اگر سند فقط ضمانت اجرای قرارداد است، نباید مبلغ آن بدون رویداد واقعی به عنوان دریافت یا پرداخت نقدی در گزارش دیده شود.
سررسید و تغییر وضعیت
موعد سفته باید در تقویم اسناد دیده شود تا پیگیری پیش از انقضا انجام گیرد. تحویل به شخص دیگر، وصول، استرداد یا اقدام حقوقی هرکدام نتیجه متفاوتی دارند. سابقه تغییر وضعیت کمک می‌کند تیم مالی پس از جابه‌جایی کارکنان بفهمد آخرین اقدام چه بوده است.
اصل سند و مدارک همراه
در پرونده سفته، تصویر و مشخصات دیجیتال برای جست‌وجو مفیدند، اما اصل سند و رسید تحویل همچنان مهم‌اند. محل نگهداری و مسئول امانت را با پرونده مالی هماهنگ کنید. اگر ضامن یا مبلغ در سند ناخواناست، پیش از اتکا به آن مدرک را بررسی کنید؛ نرم‌افزار اصالت حقوقی را خودکار تضمین نمی‌کند.
نمونه کاربرد
سفته دریافتی همراه مبلغ، ضامن و تاریخ سررسید در پرونده طرف حساب می‌ماند.
پرسش‌های رایج درباره سفته
آیا سفته تضمینی معادل دریافت وجه است؟
خیر. سفته تضمینی پوشش یک تعهد است و تا وقوع شرایط مربوط، جریان نقدی واقعی محسوب نمی‌شود.
چرا باید ضامن و قرارداد مربوط ثبت شوند؟
بدون این اطلاعات، بعداً معلوم نیست سفته برای کدام تعهد صادر شده و چه کسانی در پیگیری آن نقش دارند. پرونده کامل اختلاف را آسان‌تر بررسی می‌کند.