تفکیک درست قبل از ثبت
یک PDF ممکن است چند فاکتور یا چند صفحه یک فاکتور داشته باشد. اگر صفحهها اشتباه جدا شوند، مبلغ و طرف حساب نادرست به پرونده می‌روند. در پیشنمایش، تعداد مدارک و ترتیب صفحهها را بررسی کنید. فایل ناخوانا یا بدون عنوان باید برای رسیدگی جدا بماند.
صف بررسی با مسئول مشخص
استخراج گروهی نباید ده‌ها ثبت قطعی بدون نظارت ایجاد کند. برای هر پرونده، تصویر مبنا، داده پیشنهادی و وضعیت بررسی نشان داده شود. مسئولان می‌توانند موارد ساده و موارد دارای اختلاف را جدا کنند و پیش از تأیید، مبلغ و ارتباط با خرید یا هزینه را بسنجند.
کنترل تکرار در حجم بالا
ممکن است یک رسید در دو بسته فایل فرستاده شود. شماره سند، مبلغ و تصویر را با پرونده‌های قبلی مقایسه کنید. اگر مدرکی کنار گذاشته شد، دلیل آن روشن باشد تا ارسال‌کننده بداند چه چیزی اصلاح کند. این قابلیت سرعت آماده‌سازی را بالا می‌برد، اما کیفیت نهایی به بررسی انسانی و نظم فایل‌های ورودی وابسته است.
نمونه کاربرد
چند تصویر هزینه جدا و به پرونده‌های بررسی مربوط تقسیم می‌شوند.
پرسش‌های رایج درباره پردازش گروهی مدارک
آیا پردازش گروهی همه مدارک را خودکار ثبت نهایی می‌کند؟
خیر. خروجی در صف بررسی است و هر پرونده پیش از اثر مالی باید کنترل و تأیید شود.
اگر چند صفحه یک فاکتور جدا شوند چه میشود؟
در پیشنمایش باید صفحهها به همان فاکتور وصل و جمع ردیفها دوباره بررسی شوند؛ ثبت دو پرونده ناقص مناسب نیست.