رسید واقعی را به هزینه درست وصل کنید
مبلغ کل، تاریخ، نام فروشنده و اقلام خرید را با عکس مقایسه کنید. یک رسید می‌تواند شامل هزینه شخصی و کاری باشد؛ همه مبلغ نباید بی‌بررسی به شرکت نسبت داده شود. اگر هزینه از تنخواه یا جیب کارمند پرداخت شده، محل پرداخت در نتیجه مالی اثر دارد.
پیشنهاد دسته و پروژه
سیستم ممکن است از سابقه برای پیشنهاد نوع هزینه یا پروژه استفاده کند، اما مسئول مالی باید بسنجد خرید واقعاً به کدام فعالیت تعلق دارد. نام فروشنده به‌تنهایی کافی نیست؛ همان فروشنده می‌تواند یک بار ملزومات و بار دیگر تجهیزات بفروشد. قواعد مالیاتی یا حسابداری را نیز جدا بررسی کنید.
کنترل تکرار و کیفیت مدرک
عکس دوم از همان رسید نباید هزینه دوم ایجاد کند. تصویر ناخوانا یا بریده را دوباره تهیه کنید و اصل مدرک را طبق سیاست شرکت نگه دارید. پیش‌نویس تصویری به معنی تأیید هزینه یا بازپرداخت به کارمند نیست؛ هرکدام فرایند جدا دارند.
نمونه کاربرد
تصویر رسید هزینه به مبلغ و فروشنده پیشنهادی تبدیل می‌شود و کاربر آن را اصلاح می‌کند.
پرسش‌های رایج درباره ثبت هزینه با عکس
آیا دسته هزینه پیشنهادی همیشه درست است؟
خیر. پیشنهاد باید با اقلام رسید، پروژه و سیاست حسابداری شرکت بررسی شود.
آیا آپلود رسید به کارمند پول برمی‌گرداند؟
خیر. بازپرداخت فقط پس از بررسی هزینه و انجام پرداخت واقعی از مسیر مربوط انجام می‌شود.