اختلاف را دقیق بیان کنید
عبارت «مانده اشتباه است» برای بررسی کافی نیست. تاریخ، مبلغ، شماره فاکتور یا پرداخت موردنظر و دلیل اختلاف را ثبت کنید. ممکن است مشتری ادعا کند کالا برگشت خورده یا واریز دیده نشده است؛ هر علت مسیر بررسی متفاوتی دارد.
مدرک و پاسخ در یک پرونده
رسید، فاکتور یا مکاتبه مرتبط باید کنار همان اعتراض باشد. واحد مالی با بررسی سند مبنا پاسخ می‌دهد و در صورت نیاز اطلاعات بیشتری می‌خواهد. پاسخ بدون ارجاع به مدرک، اختلاف را حل نمی‌کند. تاریخ و مسئول هر مرحله کمک میکند پرونده‌های باز فراموش نشوند.
اعتراض خودکار مانده را عوض نمی‌کند
ثبت مغایرت به معنی پذیرفتن ادعا یا اصلاح سند نیست. پس از بررسی، اگر اشتباه واقعی وجود داشت، اصلاح مالی از مسیر مجاز و قابل پیگیری انجام می‌شود. اگر داده درست بود، توضیح روشن به طرف مقابل ارائه شود. این جدایی از تغییر شتاب‌زده مانده جلوگیری میکند.
پرونده‌هایی که مدت زیادی بدون پاسخ می‌مانند باید برای مسئول بالاتر قابل پیگیری باشند. تعیین موعد رسیدگی و ثبت نتیجه به هر دو طرف کمک میکند بدانند اختلاف هنوز باز است یا با توضیح و اصلاح مالی بسته شده است.
نمونه کاربرد
طرف حساب روی تراکنش مورد اختلاف توضیح و مدرک می‌فرستد.
پرسش‌های رایج درباره اعلام مغایرت
آیا اعلام مغایرت، فاکتور را باطل میکند؟
خیر. اعتراض پرونده بررسی ایجاد میکند. تغییر فاکتور یا مانده به نتیجه رسیدگی و ثبت مالی معتبر نیاز دارد.
چه مدرکی برای اختلاف پرداخت مفید است؟
رسید بانکی خوانا همراه تاریخ، مبلغ، حساب مقصد و شناسه پیگیری کمک میکند تراکنش واقعی پیدا شود.