خواندن ردیف‌ها و جمع‌ها
نام کالا، واحد، تعداد، نرخ، تخفیف و مالیات باید برای هر ردیف درست جدا شوند. اگر تصویر بخشی از جدول را قطع کرده باشد، جمع نهایی ممکن است ظاهراً درست ولی ردیف‌ها ناقص باشند. جمع محاسبه‌شده را با مبلغ فاکتور مقایسه کنید و اختلاف را پیش از ثبت حل کنید.
ماهیت فاکتور را تعیین کنید
تصویر به تنهایی نمی‌گوید فاکتور خرید شرکت است یا فروش آن و به کدام سفارش، تحویل یا مشتری مربوط می‌شود. مسئول باید نوع سند و طرف حساب را مشخص کند. برای خرید، رسید کالا و سفارش را نیز بررسی کنید؛ استخراج موفق متن به معنی پذیرش مبلغ تأمین‌کننده نیست.
کیفیت و تکرار
نسخه‌های اصلاح‌شده یک فاکتور یا عکس‌های چندگانه نباید معامله تکراری بسازند. شماره، تاریخ و طرف حساب را با پرونده‌های موجود مقایسه کنید. فاکتور خوانده‌شده تا تأیید و انجام کنترل‌های خرید یا فروش، پیش‌نویس است و اثر قطعی در گزارش‌ها نباید فرض شود.
نمونه کاربرد
ردیف‌های فاکتور خرید از تصویر استخراج می‌شوند و تعداد و قیمت توسط کاربر تأیید می‌شوند.
پرسش‌های رایج درباره ثبت فاکتور با عکس
آیا مبلغ مالیات استخراج‌شده خودکار معتبر است؟
خیر. رقم باید با اصل فاکتور و قواعد معتبر همان معامله بررسی شود؛ تشخیص تصویر جای بررسی مالیاتی نیست.
اگر یک ردیف اشتباه خوانده شود چه کنیم؟
آن ردیف را پیش از تأیید اصلاح کنید و جمع فاکتور را دوباره بسنجید. تصویر اصلی باید برای پیگیری کنار پیش‌نویس بماند.